業務を選ばないから全社で使える。Backlogを社内インフラツールにして効率化とコストカットを実現

福岡県に本社を置く、スキンケア・コスメ商品販売会社の株式会社JIMOS。2017年より情報システム部内で導入したのをきっかけに、タスク管理や社内外のコミュニケーションにおいて全社的にBacklogを活用いただいています。

各部署での使い方や、全社へ活用を浸透させる際の工夫について、マキアレイベル事業部の渡辺様、久保様に伺いました。

情報システム部での導入をきっかけに、タスク管理ツールとして全社展開

——御社の事業内容と、渡辺様、久保様がいらっしゃる部署の担当業務を教えてください。

JIMOSは「美しく、健やかに、生きる」をテーマに掲げ、オリジナルブランドを中心に女性向けのスキンケア・コスメ商品を手がける企業です。

ダイレクトマーケティングを強みとして、商品の企画開発から販促・販売・物流まで一気通貫する形で事業を展開しています。品質管理やデータ分析も自社で行っており、販売実績データやお客様の声を活かした商品づくりが当社の強みです。

——Backlogをご利用いただいている部署と、主な業務内容についてもお伺いしたいです。

私たちが所属するのは、JIMOSが手がけるブランドの一つである『マキアレイベル』の商品開発や通販を行う事業部です。現在、約100名ほどのメンバーが在籍しています。

広告運用チーム、リピート顧客向けの販促チーム、お客様対応を行うコールセンターチーム、部内のバックオフィスを担当するサポートチームの4つの組織で構成されており、全てのチームでBacklogを活用中です。

Backlogは、もともと2018年頃に、情報システム部がタスク管理ツールとして活用する目的で導入されました。使い勝手の良さから全社展開していき、マキアレイベル事業部でもBacklogの活用を始めました。

外部ベンダーとの情報共有の手間を解消したかった

——Backlogを最初にご利用いただいたのは情報システム部だったのですね。導入前に感じていた課題はどのようなものだったのでしょうか？

社内外のやり取りやタスク管理における、業務効率改善の必要性を感じていました。情報システム部では基幹システムやECサイトの開発・運用・保守などを行っており、システムベンダーなど外部パートナー企業とのやり取りが多いのが業務の特徴です。

当時は、タスクに関するやり取りは、ToDoリストを記載したエクセルファイルをメールで受け渡ししていました。さらに週次の定例会を開催してタスクの進捗状況やスケジュールの確認を行っていたんです。

しかしエクセルだと、都度のメンテナンスが手間で更新が滞ってしまったり、ToDoのタスクオーナーの可視化がしづらかったりといった問題がたびたび発生していました。タスクの抜け漏れも多いことから、オンライン上で更新と共有が簡単にできるツールを探していたんです。

そんな中で出合ったのが、Backlogでした。機能に対してリーズナブルであること、システムに慣れていない社員でも直感的に作業ができそうだと感じたことから、導入を決めました。

情報システム、販促、コールセンターなど各部門で効果を実感

効果1: 外部ベンダーとのやりとりを効率化。プロジェクト期間を2/3に短縮

——情報システム部での導入後、感じられた効果はどのようなものでしたか。

社内外におけるコミュニケーションの工数が減ったのが最大の成果です。オンライン上ですぐに確認のやり取りができるので、毎週開催していた定例会が不要になりました。ベンダー企業に確認したい事項を、翌週の定例会まで持ち越すタイムロスも解消されたので助かりましたね。

「週に1時間の定例会が減っただけ」と思われるかもしれませんが、参加するメンバーの人数を考えると、生まれたリソースの余白は非常に大きいと感じています。

ミーティングとコミュニケーションの工数が削減されたおかげで、6ヶ月間の想定だったとあるプロジェクトの期間が4ヶ月に短縮されたのは驚きでした。コミュニケーションやタスクの進捗管理にツールを活用することで、これほどまでに効率化が図れるのだと実感しましたね。

効果2: 制作会社とのやりとりを効率化。新入社員のためのナレッジシェアにも

——マキアレイベル事業部での活用場面も教えてください。

既存のお客様へご案内するDMやウェブサイトの企画・制作を行うリピートチームでは、進行に関わるディレクション業務でBacklogを活用しています。最近はLPやWebの制作案件が増えているため、お付き合いしている制作会社さんとのやり取りをBacklog上で行うことにしました。

まずは、制作会社さんごとにプロジェクトを作成し、そこに社外の皆様をご招待します。「○月分のDM作成」など、具体的なタスクはそれぞれ課題として登録し、さらにDMに同封する冊子やチラシなどの各内容物を子課題として一覧化します。

子課題内では、構成案や素材の受け渡しを行うほか、「次の工程への着手がいつからなのか」「担当者は誰なのか」など、必要な情報をコメントに残して進捗が追えるようにしています。

——マキアレイベル事業部では、導入後にどのような効果がありましたか。

担当者とタスク完了までの工程が可視化されたことで、チーム内の誰もが進捗をすぐに確認できるようになりました。今まで、販促物によっては制作会社とメールでやり取りするケースも多く、誰が何に着手しているのかわかりにくくなっていたんです。

他にも、チームメンバーからは「Backlogだと、課題ごとにチャット形式でスムーズに案件のやり取りができるのがラク」という声がありました。

さらに、Backlog上に制作会社とのやり取りの履歴が残るので、中途入社メンバーのマニュアル代わりにもなるというメリットもあります。「去年の同時期にはどのように動いていたか」がすぐ検索できるので、当時のやり取りを参考にしながら仕事を進められるんです。社内のナレッジ共有や育成においても、大いに役立っています。

効果3:月額数十万円の専用ツールが不要に。FAQ管理もBacklogで

——他のチームでは、どのようにBacklogを活用されていますか？

コールセンターでは、「商品に関する重要なお知らせ」や「よくある質問（FAQ）」など、お客様との応対上で必要な情報を共有するインフラツールとして活用しています。

以前は月額数十万円のFAQ専用ツールを利用していたのですが、Backlogで代用できるかもしれないと考え切り替えました。Backlogはすでに日常業務でも使っているため、情報を検索する際にも同じツール内で完結できるので、画面遷移の手間も減って効率化が図れました。

Backlogは、もはや社内に欠かせない“インフラ”

——全社にBacklogを浸透させる際、どのような点を工夫されたのでしょうか？

部内に1人、ITツールに抵抗がなく積極的に活用してくれそうな人を推進者として立てていました。まずはその人に使い方をテストしてもらい、部内への展開を進めていったんです。

その際、Backlogを初めて利用するメンバーが混乱しないように、課題をテンプレート化したり、入力が必要な項目を絞ったりと、細かな仕組みはあらかじめ整えておくようにしました。

最初の一歩を踏み出せば、部内への浸透は非常に早かったですね。社外のパートナー企業や制作会社の皆さまにも不便なく使っていただいています。シンプルでわかりやすい操作性が、最大の魅力だと感じています。

Backlogは、もはやJIMOS全社に欠かせないインフラです。これからも社内の業務効率化に努め、ツールをうまく活用していきたいと思います。

——コミュニケーションの効率化と工数削減にBacklogが役立っていると知り、嬉しく思います。本日は各部署での活用法を教えていただきありがとうございました！

 

※掲載内容は取材当時のものです。