工夫していること

  • 月次で残件放置防止のため、チェック作業をメンバー持ち回りで実施しています。

    検索機能でBacklogに登録してから1ヵ月以上経過し、いまだ「対応済み(完了)」となっていないものを抽出し 、放置しているのか、それとも、解決に手間取っているのか、をミーティングにて確認します。

    課題登録時はBacklogのwikiにテンプレートからコピペします。

    発生日時、利用部署、資産管理番号(機器故障時)などの項目をもれなく記入してもらうためです。

    バックアップ

    月次で登録された全課題をcsv出力してバックアップしています。

  • できるだけ失敗したことを残す用にしています。

  • Googleドライブのスプレッドシートにて掲題済みの課題一覧を月毎に整理しています(課題のキーが便利)。

  • 社内から案件を受け付ける際に、Google Appsフォームで受け付けてその案件が自動的にチケットとして切られるようにスクリプトで実装してます。
    ただ受付用のプロジェクトと実施するプロジェクトを分けているので、プロジェクト間の案件ヒモ付というものがあれば大変助かります。

  • タスク名に検索時に使う文字列を入れるなどを行い、のちのちにタスクを探しやすくしています。

    例)○○【検証】

  • とにかく課題が起票されBacklog上でオープンに議論されていく事を重視しているので、コメント入力を遠慮しないように細かい点(使い方が違う)とか指摘しません。そっとなおします。

    内容と違うなと思った課題は気がついた人が更新して、タイトルが課題を示すように直接的に書く事を推奨しています。

    1つのチケットに課題が複数あり、処理しにくい場合は、別チケットにしています。

    • 自分ひとりで終わることも、周知するために必ず課題を立てる
    • コメントを残さなくても、感謝の気持ちを伝えるときは、スターマークをつける
    • メールベースのやりとりでも、残しておきたいことはスレを立ててやり取りを残すようにする
    • PHPの書き方や、HTMLの書き方を教わった時は、wikiに記載していく
  • なかなか「処理済み」タスクを確認してくれない人が多いので、検索フィルタに「期限切れ課題の一覧」を登録して定期的に催促しています。
    Backlog課題更新のDesktop通知用Chrome拡張を自分たちで作って使用しています(ストア非公開)。

  • 各案件単位でプロジェクトを立てるのが原則。
    全社員共通のプロジェクトを立てて、営業中、提案中などの案件を追加しておき、受注出来たら、Backlogプロジェクトを立てるようにしています。

    運用しているサイトは、クライアントのフィードバックやバグなどを登録し、期限設定をマストとして、追加するようにしています。

    Tipsというほどではないのですが、出来る限り細かくタスクを登録するように心がけたり、あとは、完了した時の気持ちよさを大事にしてます。

  • 参考になるサイトやゲームをやっていて参考になった際のレビューなどを記載することで、斬新だったりユニークなゲームシステムを告知することが出来るような工夫をしてます。
    チャットなどでも可能ですが、新入社員が入社した時に過去ログとして辿れるという点で重宝してます。

  • 見積もるために必要な項目のもれを防ぐため、社内での見積もり依頼フォームとして利用しています。

  • テンプレートが読み込めないので、自社でテンプレート共有フォルダーを作成し、そこからランチャーで読み込んで貼り付けています。

    正直言って、この使い方はあまり良くない。。。
    本来はBacklogにこの機能があれば良いのですが。。

  • 「完了」にならず残りつつける課題は、一旦「完了」にします。

  • 課題の検索で特定ワードを引っ掛けることが出来るので、Wikiにまとめるまでのナレッジ検索に利用しています。

  • APIで、新規 → 完了の移動ができないため、 スクリプト側で新規 → 作業中 → 完了 と移動させています。

  • 個人設定のメールは、プロジェクト関係者全員に送信されるので自身のタスクが見失いがちのため、自分が担当・登録のみチェックする運用をしてます。

    個人設定のアイコンは、Google Apps、チャットール、Backlog、Cacooで同じオリジナルの画像登録して、誰かを判別しやすくしている。これは直感的にわかるので誰かがすぐ分かってよかったです。

    これは今後の予定ですが、UIが使いにくいことが多いため(複数プロジェクトでの運用と検索)、APIを利用して簡単にすることを検討中です。

  • 様々なプロジェクトで使っていますが、それぞれリスクの高い課題については、タイトルのプレフィックスに規則をつけてもらっています。

    Google Apps ScriptからActivityのAPIを叩いて、そのプレフィックスが含まれる課題をAPIで取得し、リスクの高い課題一覧みたいなものをリアルタイムに生成していたりします。

  • 「雑談コーナー」という課題を設けて、そこに自由に質問してもらうようにしてます。雑談の中に課題らしきものが入れば課題として抜き出しています。

  • 常に最新の状態を保つことですね。
    新しいスタッフなどは特に情報が古いまま更新してないことが多く、常に情報更新をするよう徹底できるかが鍵です。

  • 課題を一切使わず、ファイルサーバ + Wikiとして使うことも多いです。

  • なるべくまとまった情報やTipsはWikiに記載。
    ただし、Wikiに共有や通知機能がないので、周知がめんどかったり、抜けたりしてしまいます。結果、せっかく情報をためてもWikiを見るのは一部の人になってしまう。

  • 商品登録では、各段階ごと(商品発表、外注依頼書作成済み、登録準備済み、etc...)にカスタム属性で作成した日付欄を埋めていき、それで登録データ準備ステータス管理と各段階の所要時間を把握できるようにしています。

  • スターはコメントを返すほどではないけれど、「ありがとう」「了解」といった意思表示で。でいう「いいね!」ボタン的に使っています。

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