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Backlogで代理店との制作管理の効率化を実現

  • 業種

    メーカー

  • 利用部門

    マーケティング

  • 利用規模

    915名(2017年5月時点)

G.U.MやOra2などのオーラルケア商品で知られるサンスター株式会社では、「健康道場」と呼ばれる身体の健康をサポートする玄米菜食と青汁のブランドを展開しています。同ブランドのマーケティング部では、外注先の広告代理店とのウェブコンテンツの制作をBacklogで管理しており、納期の調整にWikiを、素材の共有に画像ファイルが活用されています。

主なソリューション

概要

サンスターではブランドマーケティングのタスク管理にBacklogを活用しています。外部の代理店と共同して、自社製品のウェブコンテンツの制作を進めており、コンテンツの素材やスケジュールなどの重要な情報をBacklogに集約して共有しています。BacklogのWikiやファイルを活用することで、メールでのコミュニケーションで起きていた作業依頼の伝達漏れや認識の相違などによるミスコミュニケーションが改善されました。

抱えていた問題

ウェブサイト内の記事などのコンテンツは更新頻度が高いため、発生する作業について代理店側と綿密にコミュニケーションを取る必要があります。コンテンツの企画や構成の相談から公開スケジュールの共有まで、企画からリリースの作業工程が多い分、認識の相違によるタスクの対応漏れが起きないように対策をすることが重要でした。

コンテンツ制作を広告代理店に依頼する際に、企画や構成を相談することも多く、それらの取り決めや、工数と全体のスケジュール策定はすべてBacklogで管理しています。

深野氏
H&Bマーケティング部

Backlogによる解決策

Wikiを備忘録として活用することで代理店との間で起きていた「言った・言わない」問題の事前対策ができます。実際に、代理店に作業を依頼した経緯や納期変更時のメモから、記事の案まで色々なものを記録しています。記事のテーマは販促と紐づけているので、商品発売の日程が変更になったときはその理由を記録して、いつでも振り返れるようにしています。

代理店への素材共有として、ファイル機能も活用しています。Backlogを通じて素材を共有することで日付が記録され、制作に必要なデータ類を渡したか渡していないかが明確になります。さらに、代理店側の担当者が変わっても、Backlogを引き継いでもらえれば、新たに画像を送り直すという手間も発生しないので、とても便利に使っています。

また、Backlogは代理店との情報共有だけでなく個人のタスク管理としても活用しています。マーケティングの仕事は細かい作業が多いため、納期を正確に把握することが重要です。Backlogのガントチャートをセカンドモニターで1日中開きっぱなしにして、納期や直近で着手しなければならないタスクを把握しています。表計算ソフトとの大きな違いは、最新のファイルを管理したり、フォルダごとに閲覧できる部署が限られていたりしない点ですね。誰がいつ何を対応したのか作業履歴がわかりやすく、更新もしやすいので重宝しています。

結果

Backlogは、サンスターと広告代理店とのタスク管理・情報共有において重要な機能となっています。Wikiやファイル管理を利用することで、双方の認識を合わせながら、コンテンツの制作管理を確実に納期通りに進めることができます。

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