会議の資料作成を60分短縮!Backlogで九州大学情報企画課がエンドユーザーとベンダーを巻き込んだナレッジ共有

九州大学情報企画課では、学内の業務システムの維持管理にBacklogを使用しています。エクセルやメールで起きていた、ベンダーやエンドユーザーと共有するナレッジや情報の分散をBacklogで解決。「会議の準備時間を60分短縮・会議時間を30分短縮」といった圧倒的な効率化とWikiによるナレッジ共有についてお伺いしました。

左から:九州大学 情報統括本部 情報システム部 情報企画課 事務ICT支援グループ 主任 仲田 奈理子さん、主任 高木早智子さん、横山大輔さん左から:九州大学 情報統括本部 情報システム部 情報企画課 事務ICT支援グループ 主任 仲田 奈理子さん、主任 高木早智子さん、横山大輔さん

導入目的 エクセルやメールなどツールによって散らばっていた情報をBacklogに全て集約することで、タスクの進捗や情報共有に費やしていた時間を短縮したい
課題 ベンダーとの定例会議の資料作成に60時間は費やしていた。資料作成の時間を短縮して、会議自体のプロセスや時間も効率化したい
効果 定例会議の資料作成に費やしていた60分を削減。ベンダーとの定例会議前に行なっていた学内の調整に費やしていたプロセスも省略に成功。Backlog導入で学内外のナレッジの蓄積と共有のフローが大きく変化
業種 事務、バックオフィス
利用人数 40アカウント
Backlogを利用している職種 一般事務(情報システム部門)
利用しているヌーラボサービス Backlog

ベンダーや学内他部署とのやり取りはすべてBacklogに集約

――九州大学情報企画課様の業務内容について教えてください。

高木:情報企画課では、九州大学の事務部門の様々な業務システムや、それを支えるサーバーやネットワーク等の情報インフラの維持管理をしています。業務システムは、具体的には、人事給与システム、財務会計システム、学務情報システムなどがあります。

横山(インフラ担当):学内のネットワークやインフラのリプレイスなどハード面の保守は、外部のベンダーと協力して行なっています。私たちはシステムの専門家ではなく、事務職なのでこうしたタスクはBacklogを通じて外部のベンダーに依頼しています。

高木(学務情報システム担当):一方で、学務情報システムは学生の学籍や授業や成績などの情報を管理するシステムですが、主なユーザーである学務部、私たち情報企画課、外部ベンダーの3者が一緒にBacklogを利用して、誰でも課題を登録してタスクを進められるようにしています。

九州大学 情報統括本部 情報システム部 情報企画課 事務ICT支援グループ 横山大輔さん九州大学 情報統括本部 情報システム部 情報企画課 事務ICT支援グループ 横山大輔さん

エクセルやメールなどに分散していた情報をBacklogに一本化「ナレッジの蓄積を実現」

――Backlogを導入する前はどういった課題があったのでしょうか?

横山:以前は複数のツールが乱立していたので、ナレッジの蓄積と共有がうまくいきませんでした。情報企画課と学務部とベンダーの3者が共通して利用するプロジェクト管理ツールがなかったのです。

高木:具体的には、外部のベンダーとの進捗管理はメールで共有、課内のタスク管理やナレッジの共有は課内だけで使う課題管理ツールを、情報企画課と学務部での情報共有は学内の共有フォルダを利用していました。そのため学内外でどうしても情報が分散される傾向にあったのです。

Backlog導入で会議の進め方に大きな変化「会議に費やす時間を90分短縮」

――Backlogを導入したことでその課題はどのように解決できましたか?

横山:現在は、課題管理も、マニュアル等文書の共有もBacklogに集約しています。ナレッジを一箇所に集約して蓄積し、プロジェクトメンバー全員に共有できるようになったので、情報にアクセスしやすくなりましたね。

――情報の集約と共有がしやすくなったことで定量的な効果はありましたか?

高木:定例会議の前の資料作成に費やしていた時間を60分も短縮できました。以前の課題管理ツールは情報企画課内でしか使えなかったので、ベンダーとの定例会議の前には、情報企画課と学務部とで課題の進捗を確認したうえで定例会に臨んでいました。この事前打ち合わせのための資料作りと更新に時間を要していたのですが、この資料作成が不要となったために時間短縮が叶ったわけです。

会議資料もWikiベースとしたため、案件一覧の資料も、課題へのリンクをWikiに貼り付けるだけでよくなりました。会議の時間も毎回90分以上かかっていましたが、60分に短縮できました。

関連記事:広告代理店との制作でWikiが活躍!サンスター健康道場マーケティング部のBacklog活用

――定性的な効果についてはいかがでしょうか?

高木:メールでの情報共有は、最初に「お疲れ様です」から始まる定形の挨拶、宛名は偉い人から順に書いて、内容の後に最後に挨拶、と長々書かなければならず、心理的に重いと感じていました。Backlogではこれらが不要なので、心理的にもとても楽になりましたね。

九州大学 情報統括本部 情報システム部 情報企画課 事務ICT支援グループ 主任 高木早智子さん九州大学 情報統括本部 情報システム部 情報企画課 事務ICT支援グループ 主任 高木早智子さん

会議のプロセスを2段階から1段階に効率化

――会議の回数やプロセスといった面では変化はありましたか?

高木:会議のプロセス自体も2段階から1段階に効率化できました。以前は、ベンダーと当学とで異なる課題管理を見ていたことになるのですが,現在は、Backlogの課題のステータスをベンダー、学務部、情報企画課で共有し、各自で随時確認できるため、定例会議では、課題の確認は原則不要となりました。

――会議の仕方に変化はありましたか?

横山:現在は、2週間に1回、インフラ担当の担当者が集まって、30分程度のミーティングをして課題の棚卸しをしているのですが、会議をしながらBacklog上でタスクを完了できるようになったのも会議の効率化につながっています。全員がBacklogという1つのツールを同時に閲覧できるのも従来のやり方からの大きな変化だと感じます。

「2週間に1度の30分の定例ミーティングの際にBacklog上でタスクを完了し会議を効率化している」と語る横山さん「2週間に1度の30分の定例ミーティングの際にBacklog上でタスクを完了し会議を効率化している」と語る横山さん

Backlogは事務職員でも難なく使える“やさしい”プロジェクト管理ツール

――Backlogを導入当初は難なくご利用いただけましたか?

横山:はい。Backlogの操作感やデザインは非技術職の事務職員にとっても、とても易しいプロジェクト管理ツールだと感じます。機能が多すぎないので、シンプルに利用できるのが魅力だと感じます。

例えば、課題のステータスも「未処理」「処理中」「処理済み」「完了」とシンプルなので選択しやすいです。課題の担当者を設定するときに「私が担当」というボタンが設置してあるのも選択しやすいですね。

Backlogの課題ステータスは4種類に分かれているBacklogの課題ステータスは4種類に分かれている

Backlog課題のステータスの実際の変更画面のGIF(※クリックすると再生されます)Backlog課題のステータスの実際の変更画面のGIF(※クリックすると再生されます)

――Backlogへの課題登録をチーム内に習慣化するのは簡単でしたか?

横山:もともと課内で課題管理ツールを使っていたのと、なにか問題や質問が発生したらベンダーにメールするというのは日常的にやっていたので、それがBacklogに置き換わっただけで特に意識の変化などはないです。メールの代わりにBacklogの課題を登録する感じです。学務部の担当者も一緒にBacklogを使っていますが、特に使い方を教えることもなく、自然に使えるようになっていました。

非技術系部署である学務部職員とのやり取りも、難なくBacklogでタスク管理ができている非技術系部署である学務部職員とのやり取りも、難なくBacklogでタスク管理ができている

関連記事:総務や人事の業務をBacklogで管理する方法って?予約管理のリザーブリンクに聞いてみた!

3年異動が定説な大学の事務職員だからこそBacklogで引き継ぎを意識したナレッジを実現

――普段課題を登録する際に意識していることはありますか?

横山:私たちのような大学の事務職員は、基本的に3年で異動するので「引き継ぎ」を意識した課題の登録やナレッジの蓄積がとても重要です。過去の課題を参考にして、新しい課題を登録することも多いので、後から検索できるような課題の書き方を意識しています。

高木:作業マニュアルや業務概要はWikiにすべて集約しているので「Wikiを見ればどこに何があるのか一目でわかる」という状態が出来つつあります。将来的には、学内外の業務に関するすべての情報をWikiに蓄積したいです。

――今後のBacklogの活用計画について教えてください。

横山:導入してからまだ4ヶ月ですが、Backlogは私たちにとって「情報共有のハブ」になっています。Wikiや課題を中心にして、ナレッジの蓄積や共有を大幅に効率化出来ています。今後は、ファイル管理やGitの活用などにも手を伸ばしていけたらと思います。

Backlogを無料で試してみる

▼業務の引き継ぎやナレッジの共有に関する事例はこちら▼
 広告代理店との制作でWikiが活躍!サンスター健康道場マーケティング部のBacklog活用事例
総務や人事の業務をBacklogで管理する方法って?予約管理システムのリザーブリンクに聞いてみた!
プロセスの可視化で業務効率UP!マーケティング支援フュージョンのBacklogによるナレッジ共有
チームの情報共有をWikiでもっと円滑に「サルでもわかる Wiki 入門」

30日間無料でお使いいただけます。

80万人に愛用されているBacklogを今すぐ試してみませんか?クレジットカードは不要です。

無料トライアル