タスク管理がさらに捗る「課題テンプレート」の設定例を紹介

こんにちは。Backlogアンバサダーの鍋島です。定型的な業務の処理やタスク情報入力の効率化に役立つ、Backlogの課題テンプレート機能はご存知でしょうか?

Web制作者や、営業・事務などのビジネス職向けに、具体的な利用シーンに即した「課題テンプレートの設定例」をご紹介します。

対象となる読者:

  • 定型的なタスクの入力や確認が多い人
  • 課題内容の形式を統一して見やすくしたい人
  • 業務に必要な情報の記入漏れを防ぎたい人

課題のテンプレートとは?

課題の件名や詳細に、注意書きや記入してほしい内容のガイド、よく使うチェックリストなどを予め設定できる機能が、課題テンプレートです。課題テンプレートを使うことで、課題登録にかかる時間の短縮や、記入内容の抜け漏れ防止など、より効率的なタスク管理が可能になります。

課題テンプレートは課題の種別と連動しており、種別ごとに様々なテンプレートを用意できます。設定する時は、左のメニューのプロジェクト設定>種別から、各種別の詳細を編集してください。

課題テンプレートの利用シーン

それでは具体的なシーンに即して、課題テンプレートの使い方をいくつかご紹介します。

シーン1 Web制作での活用法

クライアントからの修正依頼をスムーズに処理することは、Web制作の現場にとって死活問題ではないでしょうか。そこで、課題テンプレートを使ってやり取りを効率化してみましょう。

  • 状況:
    • 顧客のWebサイトの制作・運用を受託している
    • 制作のタスク管理をBacklogで行っている
  • 課題テンプレート使用前の問題:
    • 顧客担当者から頻繁に修正依頼が来るが、書き方が曖昧で、修正内容と意図の把握に手間がかかってしまう
  • 課題テンプレート使用後の効果:
    • 修正箇所、修正内容、修正理由が、漏れなく明確に記載されるようになった
    • その結果、意思疎通がスムーズになり、不要な修正依頼も減った
    • 制作会社は業務負荷の削減に成功した
    • 顧客担当者も、意図した通りの修正を行えるようになり、ビジネス上の成果を上げた

課題テンプレートの設定例

種別:修正依頼
件名:修正箇所と修正内容の要約詳細:
## サイトの修正依頼時は、必ず以下の内容を記載- 修正が必要な箇所(できるだけ詳しく簡潔に記載)
– 可能であればスクリーンキャプチャも添付してください。- 修正理由
誤字
画像・リンク先が誤っている
表示等の不具合
その他
( 理由 )- 修正内容

実際の課題での使用例(イメージ)
実際の課題での使用例(イメージ)

シーン2 人事での活用法

次に人事の定形業務における課題テンプレートの活用例を見てみます。入社手続きなど定型業務を効率的にこなすことで、戦略的な業務にリソースを割く余裕を作りましょう。

  • 状況:
    • 人事のタスク管理をBacklogで行っている
    • 事業の急成長に伴い、採用に関連する業務も急増
  • 課題テンプレート使用前の問題:
    • 入社時に必要な作業は大体同じ。重複した内容の入力に時間を取られ非効率
    • 大量の作業をこなすと、抜け漏れが生じてしまいがち
  • 課題テンプレート使用後の効果:
    • 入社準備に必要な書類や備品購入をチェックリスト化した
    • 毎回同じ内容を入力することなく、人によって異なる箇所だけ変更すれば良くなり、登録が楽になった
    • 抜け漏れの確認がしやすくなり、業務の品質とスピードが上がった

課題テンプレートの設定例

種別:入社手続
件名:入社手続【氏名(ふりがな)】【入社日】【部署】【職種】詳細:【連絡先】
E-mail
TEL
TEL下記のリストにすべてチェックが付いたら、課題を完了* [ ] 社内アカウントの発行
* [ ] 労務システムへの登録
* [ ] 社員証・カードキー発行
* [ ] 契約書・誓約書へのサイン受領
* [ ] PC購入
* [ ] 名刺作成
* [ ] デスクの準備
* [ ] 入社オリエンテーション
* [ ] PC・社内アカウントの初期設定

シーン3 営業事務での活用法

営業の現場では、コミュニケーションコストの削減、定形業務の効率化のどちらも課題になりがちです。課題テンプレートを活用することで、事務だけでなく営業そのもののパフォーマンス向上にも役立ちます。

  • 状況:
    • Backlogの課題を通して、受注と納品手配のタスクを処理している
    • 営業の課題登録を受け、実際の納品は営業事務が行う
  • 課題テンプレート使用前の問題:
    • 納品する商品や納品先の指示が曖昧で、確認するのが大変
    • 在庫確認など、営業側の重要な作業が漏れていることもあった
  • 課題テンプレート使用後の効果:
    • 課題テンプレートを使って、依頼時に必要な情報や作業を明確化
    • その結果、営業事務は確認工数の削減に成功した
    • 納品時のトラブルも減り、顧客満足度が向上。営業の業績にも貢献した。

課題テンプレートの設定例

種別:受注
件名:納品依頼:取引先コード/企業名/先方担当者名詳細:【担当者連絡先】
E-mail
TEL【商品】| 商品コード | 商品名 | 数量 |
| ————- | ————- | ————- |
| (商品コードを記載) | (商品名を記載) | (数量を記載)|
|(商品コードを記載) | (商品名を記載) | (数量を記載) |【納品先】
住所・宛名を記載【納品日】
課題の期限日で設定【チェックリスト】
納品依頼の前に、以下の項目に問題がないか必ず確認してください。
すべてチェックを付けてから納品依頼を出してください。

* [ ] 納品物の在庫確認
* [ ] 発注書・メールの受領
* [ ] 新規取引先登録(既存顧客の場合は不要)

【その他特記事項】
納品時の注意事項があれば必ず記載してください。

複数のタスクをテンプレート化したい場合は?

課題テンプレートは個別のタスクについて、種別ごとに件名と詳細をテンプレート化する機能です。しかし、現実の業務では複数のタスクをまとめてテンプレートにしたい場合もあります。

その際は、Backlog課題一括登録(Google Spreadsheetと連携して複数のタスクをBacklogに登録するツール)をご利用ください。

まとめ

以上、具体的な利用シーンを想定して、課題テンプレートの設定例をまとめてみました。皆様のお困りごとに近い利用シーンはありましたか?課題テンプレート機能活用の参考になれば幸いです。

■ Backlogの使い方はこちらの記事もどうぞ

バックオフィス業務を効率化するBacklogの使い方
マーケターも開発者も!明日から使えるマイルストーンと発生バージョン活用のヒント
Backlog直伝!絵文字とスターを使ったコミュニケーションの仕方
30分早く帰れる!エンジニアでもデザイナーでもない人事の私が使うBacklogのハナシ
ライター・編集者向け!原稿の執筆管理にBacklogを使ってみた話

Backlogバナーリンク

30日間無料でお使いいただけます。

80万人に愛用されているBacklogを今すぐ試してみませんか?クレジットカードは不要です。

無料トライアル