株式会社OCSがBacklogを選ぶ理由–対応手順の記録は重要な情報資産

ANAのグループ会社である株式会社OCSは、今年で60周年を迎える国際物流会社。同社ではプロジェクト管理にBacklogが活用されており、導入前は 表計算ソフト が使われていました。Backlogに移行した経緯と表計算ソフトが抱える課題と移行後の改善効果について、マーケティング企画部ご担当者にお伺いしました。

業種:国際物流
規模:101名ー500名
(2017年5月時点で社員数331名)
導入部署:マーケティング企画部、部門長・役員
利用期間:4ヶ月
利用しているヌーラボサービス:Backlog
導入目的:タスクとプロジェクトの管理を表計算ソフトから専用ツールに移行したい
課題:表計算ソフトでのタスク管理は対応手順などの情報資産が残らない
効果:対応手順を記録して共有する仕組みができたことで情報を引き継ぎ書として有効活用

―――貴社の事業概要について教えてください。

株式会社OCSは、ANAのグループ会社として、エクスプレス事業・フォワーディング事業・ロジスティクス事業を担っており、日本の新聞雑誌や書籍、食品、日用雑貨等の輸出入・販売などの事業も併せて展開しています。事業所は、国内では東京、大阪、名古屋の3拠点、海外では現地法人と合弁会社を複数社展開しています。2009年3月に、ANAホールディングスが資本参加し、ANAの航空ネットワーク、ANA沖縄貨物ハブを積極利用することでアジアを中心としたグローバルネットワークの強化をしています。

―――Backlogを導入している部署について教えてください。

Backlogはマーケティング企画部を起点に導入しました。導入から5ヶ月が経過し、現在は部門長・役員などで導入されています。また、社内の働き方を改善するプロジェクトでも活用されています。ユーザー数は全部で63アカウントで、ここ1ヶ月で50アカウントに増やしました。

―――プロジェクト管理ツールを導入することになった経緯について教えてください。

プロジェクト管理ツールを導入する前は、表計算ソフトを使っていました。表計算ソフトでのタスク管理は、タスク間の関連づけや粒度の調節などができず、常に並列して管理していました。加えて、タスクの担当者や期限など必要な情報が見えづらかったので、取りこぼしなども起きていたのです。こうした問題を解決して、期限を明確にできるプロジェクト管理ツールを導入しようという案が上がりました。

―――Backlogを導入した経緯について教えてください。

Backlogは、マーケティング企画部で進めていた、コーポレートサイトのリニューアルを依頼していたベンダーを経由して知りました。ベンダーとのやりとりにBacklogを使っていたのですが、そこでのタスク管理の手順がとても良かったので、社内の他の業務にも応用したいと思ったのです。そこで、16人のメンバーからなるマーケティング企画部のみでBacklogを使ってみました。

―――導入の決め手は何でしたか?

シンプルな機能とわかりやすい操作性が決め手でした。表計算ソフトで悩んでいた、タスクを関連づけられない問題は、Backlogの親子課題で簡単に解決できました。タスクの取りこぼしについても、期限が間近になったら届くアラートメールや、直感的に設定できる担当者や期限の設定でだいぶ少なくなりました。Backlogはまさに私たちが必要としていたプロジェクト管理ツールだと感じています。価格についてもシンプルでわかりやすいですね。ユーザー課金ではなく、組織課金で毎月固定で金額が決まっているので、予算を立てたすいことも導入を後押ししました。

表計算ソフトでは、担当者の頭のなかに留まっている情報を共有できる仕組みが作れなかった

―――表計算ソフトで感じていた課題感について教えてください。

表計算ソフトでも、マクロを組んだり、期限が過ぎたら日付を自動で赤色にするように処理したりできるようなカスタマイズができれば、タスクを管理しやすくできたと思います。ただ、そこに時間をかけたいかと言われたらそうでもない。本来の目的は、”タスクを管理して期限内にプロジェクトを完了させる”ですから、表計算ソフトを使いこなして表計算ソフト職人になることは本来の目的から大きく逸れると感じていました。

表計算ソフトは、タスクを更新するにしても、更新前にセルにフィルターをして検索する必要があります。Backlogは、ひとつの画面でわずか数クリックで、課題の進捗状況を変更できたり、期限の変更ができたりします。課題に対する変更の履歴も自動で記録されるので、後から見返したときにとても便利だと感じています。

―――表計算ソフトからBacklogに切り替えたことで、タスクの進捗管理について変化はありましたか?

表計算ソフトでタスクの進捗管理していたときは、課題が発生した経緯から対応手順といった全体のプロセスを、時系列で管理できていませんでした。理由としては、課題の進捗ごとに逐一コメントができなかったことが挙げられます。その結果に、担当者しか情報を把握していないということが起きていました。

単発のタスクについてはそれでも問題ないですが、年間を通して定期的に発生するタスクの場合は、対応履歴の記録は「引継書という重要な資産」になります。次年度で担当者が変わっても、過去の対応履歴を参考にしてもらえば、仕事を進めてもらうことができます。

進捗管理という目的だけでなく、チームメンバーへの情報共有という意味でも「タスク完了」の一行で終わってしまう表計算ソフトよりも、いつでも対応手順を振り返ることのできるBacklogの方が、長期的にみてメリットがあると感じています。

―――導入の効果はいかがでしたか?

タスクを対応した担当者からは、進捗報告が円滑にできるようになったという声が上がっています。プロジェクトの責任を負う管理者からも「Backlogを確認することでプロジェクトの全体像を一目で把握することができる」といった声があがっています。表計算ソフトではできなかった、プロジェクトの進捗の記録という面で高い効果を発揮しているのだと感じます。

―――Backlogでの課題の立て方について工夫されていることはありますか?

課題の起票は、大きく2つの方法で分けています。1つは、年間で発生することが決定しているタスクの起票です。スケジュールなどがあらかじめ決まっているので、年度末に一斉に親子課題として起票しています。2つめに、都度都度発生するタスクは、都度起票するようにしています。発生したタスクは、漏れないように、担当者と期限を必ず入力して起票するようにしています。

―――一番のお気に入りな機能は何ですか?

マークダウン記法で課題の詳細を記入できるのがお気に入りです。議事録をBacklogで管理しているのですが、議題ごとに課題を立てて、直接課題の詳細欄に内容を記入しています。文書管理ツールやプレゼンテーションツールは、わざわざ見出しをつけたりする必要があるので、Backlogはその手間がないので助かっています。こうした情報共有を紙でする場合でも、体裁が整っているのでわかりやすいと感じます。

他はガントチャートですね。弊社では、ガントチャートは主に管理者やプロジェクトマネージャーがプロジェクトの進捗をみるために利用しています。以前は別のガントチャートツールを使っていましたが、うまく使いこなせなかったのです。Backlogは表計算ソフトができないガントチャートの自動生成にも対応しているのが魅力だと思います。

Backlogユーザーガイド とサルでもわかるプロジェクト管理を活用。社内への浸透を促進

―――Backlogを社内に浸透させる際に気をつけていたことはありますか?

操作がシンプルでわかりやすいので、部内に浸透させるのはそこまで時間がかかりませんでした。どうしてもわからないことがある場合は、Backlog スタートアップガイド や ユーザーガイド活用していました。他にも「サルでもわかるプロジェクト管理入門」を展開していました。最初こそ構えていた人もいましたが、表計算ソフトよりも使いやすいことがわかると、すぐに切り替えてくれました。

―――今後の活用計画を教えてください。

Backlogはマーケティングが起点になって、導入が少しずつ進んでいるため使い始めた部署が多いのが現状です。課題をみるだけに留まっているところも多くあるので、そういった部署に使い方を提示して、利用の幅を広げていきたいです。

―――最後にどんなひとにBacklogを勧めたいですか?

表計算ソフトを使っているひとですね。現状のプロジェクトやタスク管理にしっくりときていない方や、ツールの管理に時間を使いすぎたりしている方は、Backlogを一度試すのをおすすめします。

―――ありがとうございました。

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